Lönekartläggning enligt diskrimineringslagen: så gör ni steg för steg

Därför behövs lönekartläggning – och detta kräver diskrimineringslagen

Enligt diskrimineringslagen ska alla arbetsgivare göra en lönekartläggning varje år, oavsett antal anställda. Målet är jämställda löner. Utgångspunkten för arbetet är, enligt Diskrimineringsombudsmannen (DO), frågan om kön på något sätt har haft betydelse vid lönesättningen.

Lagen kräver både kartläggning och analys. Tre områden ska gås igenom: bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas på arbetsplatsen; löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete; samt löneskillnader mellan grupper som utför arbete som är eller brukar anses kvinnodominerat och en grupp som utför likvärdigt arbete men inte är kvinnodominerat. Lönekartläggningen omfattar därmed både lönesystemet och arbetstagarnas löner.

Om ni hade minst tio anställda vid årets början är skriftlig dokumentation ett lagkrav. Saknas tillräcklig dokumentation riskerar arbetsgivaren anmärkningar vid en granskning, och osakliga löneskillnader blir svårare och dyrare att rätta ju längre de står kvar.

Att tillsynen är ett verktyg för att minska löneskillnaderna mellan kvinnor och män framgår av DO:s egen uppföljning. I ett tillsynsbeslut från januari 2015 (diarienummer LED 2013-47) granskade DO 100 privata arbetsgivare med 150–499 anställda, i olika branscher med en stor andel tjänstemän, inom ramen för ett regeringsuppdrag från 2013 om utökade tillsyns- och främjandeinsatser kring aktiva åtgärder.

Börja med lönepolicy, bestämmelser och praxis

Första steget handlar inte om enskilda löner, utan om reglerna för hur lönerna sätts. Ni ska kartlägga och analysera bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas på arbetsplatsen, utifrån ett könsperspektiv. Granska lönepolicyn och kontrollera att lönesättningen är objektiv och konsekvent.

Lista varje regel som får lönekonsekvenser: löneavtal och lönesättningsmodell, kriterier för lönetillägg och bonus, regler för förmåner, principer för ingångslön vid nyanställning och för hur lönen ändras när arbetsuppgifterna ändras. Dokumentera vad varje bestämmelse säger och bedöm om den kan leda till att kvinnor och män behandlas olika.

En kartläggning som bara ser till grundlönen ger en ofullständig bild av löneskillnaderna. Granska även tillämpningen – praxis – och inte bara texten i policyn. Är reglerna könsneutrala men tillämpas olika är det fortfarande en fråga för lönekartläggningen.

Detta steg är också ett område inom arbetsgivarens arbete med aktiva åtgärder. Inom ramen för lönekartläggningen ska dock bara lönebestämmelser och praxis kartläggas och analyseras utifrån könssynpunkt.

Identifiera lika och likvärdigt arbete – utan att titta på person

Innan några löner kan jämföras måste ni ta ställning till vilka arbetstagare som utför lika eller likvärdigt arbete. Lika arbete utförs om arbetsuppgifterna är samma eller nästan samma. Ett arbete är likvärdigt med ett annat om det, utifrån en sammantagen bedömning av arbetets krav och natur, kan anses ha lika värde som det andra arbetet.

Bedömningen ska ta hänsyn till kunskap och färdigheter, ansvar och ansträngning. När ni bedömer arbetets natur ska ni särskilt tänka på arbetsförhållanden. För att nivåbedöma kraven krävs en strukturerad genomgång där alla viktiga krav i arbetet belyses. Bedömningen ska vara konsekvent och inte ta hänsyn till vem som utför arbetet – i kartläggningen tittar ni enbart på arbetets krav, inte på individers kvalifikationer.

I praktiken tar ni fram en kravprofil per befattning, bedömer nivån på varje kriterium och skriver ner vad nivån bygger på. En användbar disposition är att beskriva ansvarsnivå, kompetenskrav, svårighetsgrad och påverkan på verksamheten, eftersom det ger samma jämförelsepunkter för alla befattningar.

En gräns att känna till: arbete betraktas som kvinnodominerat när andelen kvinnor överstiger 60 procent. Det avgör vilka grupper som ska jämföras med varandra i nästa steg.

Samla och strukturera lönedata för hela organisationen

Samla data för samtliga medarbetare i en struktur som går att jämföra över tid. Utgångspunkten är hela ersättningsbilden: bonus, förmåner och tjänstebil ingår i bedömningen, precis som grundlönen. Räkna om deltidslöner till heltidslön så att skillnader i sysselsättningsgrad varken döljer eller skapar löneskillnader.

Gruppera medarbetarna efter lika respektive likvärdigt arbete – inte efter befattningstitel. Två personer med olika titel kan utföra likvärdigt arbete, och en gemensam titel betyder inte automatiskt att arbetet är lika. När roller inte är tydligt definierade blir bedömningen svår i praktiken, och det är där kravprofilerna från föregående steg gör nytta.

Säkra underlaget genom att dokumentera varifrån varje uppgift kommer (lönesystem, avtal, förmånsvärden), vilket datum den hämtades och vem som ansvarar för den. Kontrollera att alla anställda finns med och att uppgiften om kön är korrekt, eftersom hela analysen vilar på den. Hantera små grupper varsamt vid redovisningen så att enskilda individer inte kan identifieras.

Analysera löneskillnader inom och mellan grupper

Analysen omfattar dels löneskillnader inom gruppen lika arbete, dels löneskillnader mellan kvinnodominerade grupper och likvärdiga grupper som inte är kvinnodominerade.

För varje grupp tar ni fram lönenivå och lönespridning och jämför kvinnors och mäns löner. Gör samma jämförelse mellan den kvinnodominerade gruppen och den likvärdiga gruppen. Även små skillnader kan behöva en förklaring – det är sambandet med kön som ska bedömas, inte storleken i sig.

Ramen för analysen är frågan om kön har haft betydelse vid lönesättningen. Som kontext: kvinnor i Sverige tjänar i genomsnitt omkring 90 procent av vad män gör, ett ojusterat lönegap på cirka 10 procent, och även när faktorer som ålder, utbildning, yrke och sektor beaktas kvarstår ett lönegap på omkring 5 procent, enligt Wndys guide om lönekartläggning. Det gap ni hittar i er egen organisation ska antingen förklaras eller åtgärdas.

Löneskillnader: Kvinnor vs män i Sverige – jämförelse av statistik

Viktiga siffror från lönekartläggning i Sverige

Bedöm vad som är sakliga skäl – och dokumentera

En löneskillnad är osaklig om den inte går att förklara med objektiva kriterier som ansvar, prestation eller erfarenhet. Motiveringen ska dokumenteras skriftligen. Att skillnaden har uppstått omedvetet spelar ingen roll – ansvaret ligger alltid hos arbetsgivaren.

Typiska kännetecken på att en skillnad saknar saklig grund: den kan inte kopplas till arbetsuppgifter eller ansvar, kriterierna för lönesättning saknas eller är otydliga, beslutet bygger på historik eller magkänsla, eller så finns ingen dokumentation alls. Pröva därför varje skillnad mot underlag som är relevant för arbetet: skriftliga prestationsbedömningar, dokumenterat utökat ansvar och erfarenhet som är relevant för befattningen.

Förklaringar som att lönen bestämdes vid anställningstillfället, att skillnaden alltid har funnits eller att en chef subjektivt bedömt att personen borde ha högre lön håller inte som sakligt skäl. Varje skillnad ni inte kan motivera skriftligt ska behandlas som osaklig och leda vidare till en åtgärd.

Skilj på vad som är en förklaring av arbetet och vad som är en förklaring av personen. Bedömningen av lika och likvärdigt arbete ska enbart utgå från arbetets krav. Individuella skillnader i lön kan bara motiveras med faktorer som rör individens prestation eller kompetens i arbetet – och då ska de vara dokumenterade i förväg, inte konstruerade i efterhand.

Åtgärda osakliga skillnader och ta fram en handlingsplan

Löneskillnader som saknar saklig grund ska justeras. Ett illustrativt exempel: ett tjänsteföretag med 14 anställda gjorde sin första lönekartläggning och upptäckte att två administratörer hade olika lön trots samma ansvar och arbetsuppgifter. Skillnaden hade uppstått vid olika anställningstillfällen och aldrig följts upp. Efter analysen justerades lönerna och företaget införde tydliga kriterier för framtida lönesättning.

Ta fram en handlingsplan – inte bara en rapport. Planen bör innehålla vilka lönejusteringar som ska göras och för vilka, vem som ansvarar för varje åtgärd, en tidsplan, en kostnadsberäkning och när uppföljningen ska ske. Ett konkret underlag för att åtgärda skillnaderna, snarare än en beskrivning av läget, är vad som gör arbetet färdigt.

Lägg också in de framåtriktade åtgärderna: tydliga kriterier för lönesättning, en modell som bygger på arbetets krav enligt kravprofilerna, samt stöd och utbildning till de chefer som sätter lön. Om kartläggningen visade att lönepolicyn är otydlig eller tillämpas inkonsekvent ska den uppdateras – annars återkommer skillnaderna.

En justering av enskilda löner utan ändrade kriterier löser bara dagens skillnad. Vid nästa nyanställning eller löneöversyn uppstår samma typ av differens igen, vilket är precis vad handlingsplanens framåtriktade del ska förhindra.

Följ upp, dokumentera och gör om varje år

Arbetet ska bedrivas fortlöpande och lönekartläggningen ska göras varje år – det är ett återkommande krav, inte ett engångsprojekt. Lägg in stegen i årscykeln: samla data, gruppera, analysera, bedöm sakliga skäl, åtgärda, följ upp och börja om nästa år.

Dokumentationen ska hålla vid en granskning från DO. DO granskar arbetsgivare genom stickprov och kontroller, och vid otillräcklig dokumentation kan arbetsgivaren föreläggas med vite. Spara därför kravprofiler, gruppindelningar, datauttag med källa och datum, analyser, era bedömningar av sakliga skäl och handlingsplanen med ansvariga och tidsatta åtgärder.

Förbered er också på EU:s lönetransparensdirektiv, som skärper kraven på svenska arbetsgivare och innebär hårdare krav på öppenhet kring löner och lönesättning. Med de nya reglerna blir det tydligare hur löner ska redovisas och de anställda får bättre insyn.

Fördelar och risker med att inte göra lönekartläggning