Bedömningskriterier i urval: så undviker ni diskriminering enligt lagen

Vad lagen kräver när ni bedömer kandidater

Diskrimineringslagen (2008:567) syftar enligt 1 § till att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Det är de sju grunder som varje urvalsbeslut måste kunna förklaras utan koppling till. Enligt rekryteringsföretaget TNG:s genomgång av lagen krävs samband med någon av de sju grunderna för att förbudet ska gälla. Er dokumentation ska därför visa att kandidater skilts åt på skäl vid sidan av grunderna.

Lagen är tvingande. Enligt 3 § gäller att ett avtal som inskränker någons rättigheter eller skyldigheter enligt lagen är utan verkan i den delen. Ni kan alltså inte avtala bort skyddet med en kandidat, och kandidaten kan inte avstå från det vid ansökan eller i anställningsavtalet.

Personkretsen är bredare än de anställda. Enligt DO får en arbetsgivare inte diskriminera anställda, den som frågar efter eller söker arbete, den som söker eller gör praktik och den som hyrs in eller lånas in för att arbeta. Hela urvalskedjan omfattas därför – från annons och gallring till intervju, test, referenstagning och beslut – även för praktikanter och konsulter. På akademssr.se noteras att förbudet riktar sig till arbetsgivaren och även till den eller de som är i arbetsgivarens ställe, samt att ansvaret vid inhyrning delas mellan den som hyr ut och den som hyr in.

Lagen delar in diskriminering i sex former: direkt diskriminering, indirekt diskriminering, bristande tillgänglighet, trakasserier, sexuella trakasserier och instruktioner att diskriminera. Därtill kommer repressalieförbudet i 2 kap. 18 §. Samma lista finns hos akademssr.se, och TNG konstaterar att alla former är lika otillåtna. Varje moment i rekryteringsprocessen kan därför bedömas separat: en annonsformulering kan vara indirekt diskriminerande, ett intervjubemötande kan handla om trakasserier eller tillgänglighet, och ett avslagsbeslut efter ett klagomål kan vara en repressalie. Akademssr.se beskriver att diskrimineringsanmälningar ofta gäller att inte ha fått komma på intervju eller inte ha anställts trots bättre meriter.

Direkt och indirekt diskriminering i era urvalskriterier

Direkt diskriminering definieras i 4 § 1 som att någon missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan behandlas, har behandlats eller skulle ha behandlats i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. I er dokumentation är jämförbar situation nyckelbegreppet: ni måste kunna visa att skillnaden i utfall bygger på skillnad mot era kriterier, inte på en diskrimineringsgrund.

Indirekt diskriminering definieras i 4 § 2 som att någon missgynnas genom tillämpning av en bestämmelse, ett kriterium eller ett förfaringssätt som framstår som neutralt men kan särskilt missgynna personer med visst kön, viss könsöverskridande identitet eller uttryck, viss etnisk tillhörighet, viss religion eller annan trosuppfattning, viss funktionsnedsättning, viss sexuell läggning eller viss ålder. Undantaget är att bestämmelsen, kriteriet eller förfaringssättet har ett berättigat syfte och att medlen är lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Formuleringen flyttar i praktiken bevisbördan till er: för varje kriterium som träffar grupper olika bör ni kunna svara på vilket behov i jobbet det täcker och varför kravet inte kan sättas lägre.

Typiska kandidater för den prövningen är krav på språk, examen, körkort, arbetstidernas förläggning eller fysisk förmåga – krav som låter sakliga men där grupper har olika förutsättningar att uppfylla dem. Gå igenom kravprofilen kriterium för kriterium och fråga om kravet beskriver en uppgift som faktiskt ska utföras i tjänsten, eller bara är ett invant sätt att sålla.

DO ger konkreta exempel där urvalet styrs av något annat än kompetens: en arbetsgivare uppfattar att en sökande har ett utländskt klingande namn och kallar därför inte personen till intervju, och en medarbetare som söker en högre tjänst får den inte med samband med att hen använder rullstol. DO understryker samtidigt att vad som är diskriminering beror på situationen, vilket är skälet till att ni behöver bedömningsunderlag snarare än generella policys.

Omedvetenhet är den vanligaste risken. TNG beskriver att diskriminering i rekrytering ofta handlar om omedvetna fördomar, där kandidater missgynnas utifrån ålder, kön, bakgrund eller andra irrelevanta faktorer i stället för faktisk kompetens. I TNG:s kandidatundersökning uppger 82 procent att de någon gång misstänker att de valts bort i en rekryteringsprocess på grund av ålder, kön eller könsöverskridande identitet, etniskt ursprung, funktionsnedsättning, sexuell läggning, hälsa eller utseende. Siffran mäter upplevelser och misstankar, inte konstaterad diskriminering, men visar vilka uppfattningar ni behöver kunna bemöta med dokumenterade skäl.

Direkt vs indirekt diskriminering i urval

Fördelar och risker med omedvetna fördomar i rekrytering

Statistik om omedvetna fördomar i rekrytering

Bristande tillgänglighet, trakasserier och repressalier i rekryteringen

Bristande tillgänglighet är en egen form av diskriminering och definieras i 4 § som att en person med funktionsnedsättning missgynnas genom att sådana åtgärder för tillgänglighet inte har vidtagits för att personen ska komma i en jämförbar situation med personer utan funktionsnedsättningen. Vad som är skäligt bedöms utifrån krav på tillgänglighet i lag och annan författning, de ekonomiska och praktiska förutsättningarna, varaktigheten och omfattningen av förhållandet eller kontakten mellan verksamhetsutövaren och den enskilde, samt andra omständigheter. I en rekrytering är kontakten kortvarig och avgränsad, men det som sker i den – lokal, digital uppkoppling, tolkning, tid för test, tillgång till frågeunderlag i förväg – kan ändå behöva anpassas. DO:s exempel på bristande tillgänglighet är en arbetsgivare som vägrar förstärka belysningen för en person med synnedsättning.

Trakasserier och sexuella trakasserier kan uppstå i själva urvalsmomenten: under intervjun, vid test eller vid referenstagning. DO:s exempel på diskriminering i arbetslivet omfattar att en chef gör ovälkomna sexuella närmanden mot en medarbetare. För rekryterande chefer blir konsekvensen att bemötandet är en del av bedömningsunderlaget: kommentarer om utseende, ålder, familj eller bakgrund, och hur frågor ställs, är inte intern småprat utan händelser som kandidaten kan anmäla.

Instruktioner att diskriminera är en separat form: det är otillåtet att ge någon i uppdrag att behandla en arbetssökande sämre på grund av en diskrimineringsgrund. Det kan gälla en rekryterande chef som säger till en rekryterare eller ett bemanningsföretag att inte kalla kandidater med viss bakgrund, eller att i beställningen till en leverantör skriva in egenskaper som hänger samman med en grund. Eftersom förbudet enligt akademssr.se också riktar sig till den som är i arbetsgivarens ställe, omfattas konsulter och inhyrda som deltar i urvalet.

Repressalieförbudet i 2 kap. 18 § innebär att en arbetsgivare inte får utsätta någon för repressalier på grund av att personen anmält eller påtalat att arbetsgivaren handlat i strid med lagen, medverkat i en utredning enligt lagen, eller avvisat eller fogat sig i trakasserier eller sexuella trakasserier. Enligt akademssr.se gäller förbudet också gentemot den som gör en förfrågan om eller söker arbete, söker eller fullgör praktik, eller står till förfogande för att utföra respektive utför arbete som inhyrd eller inlånad arbetskraft. Repressalier kan enligt samma källa till exempel vara sämre löneutveckling eller dåliga referenser. I rekryteringssammanhang är referenstagningen därför en riskpunkt: att lämna ett sämre omdöme om en tidigare medarbetare eller kandidat som klagat på diskriminering är just den typ av åtgärd förbudet riktar sig mot.

Kriterier som håller: från kravprofil till mätbara bedömningsgrunder

Utgå från de arbetsuppgifter som faktiskt ska utföras och vilka resultat tjänsten ska leverera. Dela upp i vad som måste behärskas från dag ett och vad som kan läras på plats, och bestäm vad som krävs för att nå resultaten – yrkeserfarenhet, utbildning, språkkunskaper, tekniska verktyg, samarbetsformer, arbetstider, fysiska förutsättningar. Krav som inte kan kopplas till en uppgift eller ett resultat hör inte hemma i kravprofilen.

Översätt sedan varje krav till en bedömningsgrund som går att observera i urvalsprocessen: vad kandidaten ska ha gjort, vilket underlag som visar det och vilken nivå som krävs. Varje kriterium bör ha en definierad skala och en angiven typ av evidens – arbetsprov, tidigare arbetsresultat, svar på beteendefrågor, referensuppgifter om konkreta situationer. När kriteriet, skalan och evidensen bestämts i förväg blir bedömningen jämförbar mellan kandidater och möjlig att granska i efterhand.

Håll kriterierna fria från kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning och sexuell läggning. Var uppmärksam på formuleringar som indirekt fångar in dem – till exempel krav som i praktiken bara kan uppfyllas av personer med en viss livssituation eller ett visst namn. TNG rekommenderar att organisationer fokuserar på kompetens, potential och fördomsfria metoder för att minska riskerna och fatta bättre beslut; deras budskap om intervjun är att fakta går före magkänsla.

Granska också verktygen mot kravprofilen. Ett test, ett personlighetstest eller ett arbetsprov mäter bara det det är konstruerat för att mäta. Om verktyget inte säger något om kraven i tjänsten tillför det ingen information om vem som är bäst lämpad, samtidigt som det ger underlag som kandidaten kan begära insyn i. Skriv därför ned vilket kriterium varje verktyg belyser och hur resultatet vägs in i beslutet.

Intervju och urval utan diskriminerande genvägar

Ställ samma frågor i samma ordning till alla kandidater och utgå från intervjuunderlaget som hör till kravprofilen. Dokumentera vad kandidaten svarat och vilka exempel hen gett, inte vad du som intervjuare tyckte om personen. Fråga inte om uppgifter som inte prövar ett kriterium – civilstånd, barn, planer på föräldraledighet, religion, hälsotillstånd, bakgrund eller ålder – eftersom de inte kan användas som skäl och bidrar till att beslutet uppfattas hänga samman med en grund.

Bestäm bedömningsnivåerna före första intervjun och bedöm varje kandidat mot kriterierna innan ni jämför kandidaterna med varandra. Låt gärna flera bedömare sätta betyg oberoende av varandra och kalibrera först därefter, så att den som intervjuat senast inte sätter tonen för hela gruppens omdöme.

Magkänsla är inte ett underlag. TNG:s beskrivning av diskriminering i rekrytering pekar på omedvetna fördomar, där kandidater missgynnas utifrån ålder, kön, bakgrund eller andra irrelevanta faktorer i stället för faktisk kompetens. Deras hållning är att fakta ska gå före magkänsla, eftersom intervjun annars är det som ifrågasätts. Hanteringen är strukturell snarare än moralisk: fasta frågor, fasta skalor, skriftliga belägg och motiveringar skrivna mot kriterierna.

Anpassa momenten efter deltagarnas förutsättningar, eftersom utebliven anpassning kan vara bristande tillgänglighet. Fråga i förväg om kandidaten behöver något för att kunna delta på lika villkor och lös det inom rimliga gränser – till exempel tid, lokal, digital form eller utformat underlag. Vid referenstagning används samma frågeområden för alla kandidater, och referensuppgifterna ska knytas till kriterierna i kravprofilen, inte till allmänna omdömen om personen.

När särbehandling är tillåten enligt lagen

DO anger att arbetsgivare i vissa fall får särbehandla personer på ett sätt som har samband med diskrimineringsgrunderna, och att bedömningen beror på omständigheterna i den enskilda situationen. De undantag DO lyfter är särskilda yrkeskrav som är relevanta för anställningen, positiv särbehandling som har samband med kön, tillämpning av åldersgränser för till exempel pensionsförmåner, samt särbehandling på grund av ålder om syftet är berättigat och medlen är lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet.

Positiv särbehandling är enligt DO tillåten i arbetslivet, men bara med hänsyn till kön. DO:s exempel är att en arbetsgivare kan ge företräde för kvinnor vid anställning eller befordran om de är underrepresenterade på befattningen. Det finns alltså inget motsvarande utrymme att särbehandla utifrån etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning eller övriga grunder.

Undantaget för ålder följer samma logik som prövningen av indirekt diskriminering i 4 § 2: det krävs ett berättigat syfte och medel som är lämpliga och nödvändiga. DO nämner särskilda regler för arbetstider för att skydda ungas hälsa som ett exempel där syftet kan vara berättigat. En åldersgräns eller åldersrelaterad särbehandling behöver därför motiveras i sak – vad syftet är, varför åtgärden behövs för det syftet och varför ett mindre ingripande alternativ inte fungerar.

Särskilda yrkeskrav måste vara relevanta för just den anställningen och för de arbetsuppgifter som ska utföras. Skriv ned vilket kravet är, vilken grund det har samband med, vilken uppgift i tjänsten som gör kravet nödvändigt och hur ni prövar det i urvalet. Dokumentationen avgör skillnaden mellan ett tillåtet särskilt yrkeskrav och ett osakligt urvalskriterium, eftersom samma formulering i kravprofilen kan bära båda.

Dokumentation, meritjämförelse och kandidatens insyn

Dokumentera kravprofilen, bedömningskriterierna, frågeunderlaget, skalorna, vem som bedömt vad och hur beslutet motiverats mot kriterierna. Dokumentationen fyller två funktioner: ni kan fatta jämförbara beslut mellan kandidater, och ni kan förklara ett utfall med skillnader mot kriterier i stället för med helhetsintryck.

Kandidaten kan granska era bedömningar. Enligt akademssr.se kan den som tror sig ha blivit diskriminerad under rekryteringen begära ut meriterna på dem som intervjuades eller den som anställdes, för att jämföra med sina egna meriter. Meriter och bedömningsunderlag behöver därför vara nedskrivna och begripliga för någon annan än den som gjorde bedömningen – vad kandidaterna presterade, mot vilka kriterier och med vilken slutsats.

Repressalieförbudet gäller även i rekryteringen. Enligt akademssr.se omfattar 2 kap. 18 § också den som gör en förfrågan om eller söker arbete, söker eller fullgör praktik, eller står till förfogande för att utföra respektive utför arbete som inhyrd eller inlånad. Ni får alltså inte låta en kandidats klagomål, begäran om meriter eller medverkan i en utredning påverka bemötande, referenser eller framtida bedömningar.

Om en kandidat anser sig diskriminerad kan hen enligt DO anmäla till DO eller till facket, och DO anger att fackförbunden i första hand ska hjälpa sina medlemmar i ärenden om diskriminering. Ha därför en intern rutin för vad som händer när ett klagomål kommer in under en pågående rekrytering: vem som tar emot det, hur utredningen avskiljs från den som fattar anställningsbeslut, och hur ni säkerställer att kandidaten inte drabbas av repressalier.

Checklista för diskrimineringssäkrat urval

Kriterier: varje krav i kravprofilen ska kopplas till en arbetsuppgift eller ett resultat i tjänsten, ha en definierad bedömningsskala och en angiven form av evidens. Kontrollera särskilt krav på språk, examen, körkort, arbetstid eller fysisk förmåga – de är neutrala till formen men kan särskilt missgynna en grupp, och är bara tillåtna om de har ett berättigat syfte och medlen är lämpliga och nödvändiga (4 § 2).

Tillgänglighet och bemötande: fråga i förväg vad kandidaten behöver för att kunna delta i intervju och test, och åtgärda det inom rimliga gränser utifrån förutsättningarna i 4 § om bristande tillgänglighet. Se till att ingen i rekryteringsgruppen fäller kommentarer om utseende, ålder, familj, bakgrund eller tro – bemötandet kan utgöra trakasserier, och en instruktion att välja bort någon på en diskrimineringsgrund är förbjuden i sig.

Intervju och bedömning: samma frågor i samma ordning till alla kandidater, ingen fråga som inte prövar ett kriterium, nivåer bestämda i förväg och oberoende bedömningar innan kandidaterna jämförs. Skriv ned vad kandidaten sade och gjorde, inte intryck av personen. Vid referenstagning: samma frågeområden för alla kandidater och omdömen kopplade till kriterierna – dåliga referenser kan vara en repressalie om de ges efter att någon klagat.

Undantag och dokumentation: känn igen de tillåtna undantagen – särskilda yrkeskrav relevanta för anställningen, positiv särbehandling endast med hänsyn till kön vid underrepresentation, åldersgränser för till exempel pensionsförmåner och ålderssärbehandling med berättigat syfte och lämpliga, nödvändiga medel – och dokumentera skälet för varje sådant beslut. Arkivera kriterier, bedömningar och beslutsmotivering så att de kan lämnas ut när en kandidat begär meritjämförelse. Ha en namngiven rutin för klagomål under rekrytering, med kännedom om att kandidaten kan anmäla till DO eller facket och att repressalieförbudet gäller arbetssökande, praktikanter och inhyrd personal.