Lokala löneavtal: så förbereder ni lönerevision enligt avtal

Utgå från ert lokala löneavtal – inte från lösa antaganden

Har arbetsplatsen kollektivavtal finns även ett löneavtal. Branschens centrala löneavtal sätter ramarna för lönesättningen. Finns fackliga ombud kan dessutom ett lokalt löneavtal vara anpassat till arbetsplatsen. Enligt Unionen förtydligar det lokala löneavtalet hur det centrala ska fungera lokalt, och ett lokalt löneavtal kan bara leda till förbättringar. Börja med att identifiera vilket centralt och lokalt löneavtal som gäller era medarbetare.

Lönerevisionen regleras i första hand genom kollektivavtal eller enskilda anställningsavtal. Enligt Pamoja styrs tidpunkten oftast av det centrala kollektivavtalet, vanligen en gång per år. Saknas kollektivavtal finns ingen lagstadgad rätt till årlig löneökning, men Pamoja rekommenderar ändå en fastställd process. Det påverkar planeringen: med avtal utgår ni från avtalets revisionstidpunkt och ordning; utan avtal måste ni själva sätta en årlig, förutsägbar rutin.

Kartlägg ramarna: centralt avtal, lokalt avtal och delegation

I statlig sektor sluter Arbetsgivarverket centrala kollektivavtal. Med stöd av ett centralt kollektivavtal kan lokala parter ha rätt att sluta lokala kollektivavtal för att anpassa anställningsvillkor till verksamhetens behov. Det måste alltid finnas en delegering, alltså stöd i centralt kollektivavtal, för att ha rätt att teckna ett lokalt kollektivavtal. RALS/RALS-T är de centrala löneavtalen, och vad lokala parter ska teckna lokala kollektivavtal om framgår av respektive RALS.

Myndighetschefen har rätt att sluta lokala kollektivavtal för arbetsgivaren och kan formellt delegera rätten till en annan person eller funktion. För arbetstagarorganisationerna är det Saco-S, OFR/S,P,O och Seko som har rätt att sluta lokala kollektivavtal, enligt huvudavtalet. Arbetsgivare inom statlig sektor måste ha lokala kollektivavtal om vissa arbetstidsfrågor, till exempel förläggning av ordinarie veckoarbetstid, vissa grupper vid universitet och högskolor samt lärare i statlig skolverksamhet, och om omställningsmedel. Kartlägg därför vilka frågor som är tvingande lokala och vilka som får regleras lokalt i ert avtalsområde.

Skilj på centralt reglerat och lokalt avtalat: kollektivavtalet avgör enligt LO vem som bestämmer om vad på arbetsplatsen, och utan avtal bestämmer arbetsgivaren. Läs därför centralavtalet först, därefter det lokala löneavtalet och eventuella lokala kollektivavtal, och kontrollera vem som har delegation att företräda arbetsgivaren i just er lönerevision.

Skillnad mellan kollektivavtal och enskilda anställningsavtal

Boka uppstartssamtalet mellan arbetsgivare och lokal facklig part

Saco-S beskriver uppstartssamtal mellan arbetsgivaren och Saco-S som en viktig del för att klargöra löneprocessens förutsättningar och byta erfarenheter från föregående revision. Det är grundläggande att arbetsgivaren lokalt vid det partsgemensamma uppstartssamtalet förmedlar sina erfarenheter från föregående lönerevision och klargör sin strategiska plan och vilja för kommande revision. Boka därför mötet tidigt och låt båda sidor förbereda sina punkter.

Lägg en tidplan där delarna i löneprocessen hålls inom rimlig tidsram, eftersom lönerevisionen enligt Saco-S är en naturlig fortsättning på årets förberedelsearbete och efterarbetet från föregående revision. Gå igenom roller, vilka underlag som ska tas fram, när lönesättande samtal ska hållas och hur eventuella oenigheter ska hanteras. Dokumentera vad ni enas om så att nästa steg vilar på en gemensam bild.

Lönerevisionens huvudsteg i statlig sektor

Bestäm lönekriterier som går att koppla till uppdrag och mål

Utgå från verksamhetens uppdrag och mål, och översätt dem till kriterier som går att observera och argumentera kring. Pamoja ger exempel på kriterier som yrkesskicklighet, ansvarstagande, samarbetsförmåga och initiativtagande. Enligt Saco-S måste argumenten för lönesättning grundas i individuell prestation i förhållande till uppsatta mål för individ och verksamhet, och den årliga lönerevisionen ska fokusera enbart på det gångna årets prestationer.

Gör bedömningen objektiv och transparent: samma kriterier ska tillämpas på jämförbara befattningar, och både chef och medarbetare ska ha välgrundade argument kopplade till prestation och lönekriterier. Saco-S betonar att båda parter behöver förstå varandras bilder av prestationerna under det gångna året. Förankra kriterierna med den lokala fackliga parten innan cheferna börjar bedöma, så att kriterierna inte uppfattas som personliga eller godtyckliga.

Räkna hem löneutrymmet och planera den individuella fördelningen

Vid beräkning av löneutrymmet utgår man ofta från märket, den norm för löneökningar som sätts av exportindustrins parter. Pamoja beskriver att om ni har kollektivavtal beräknas en total pott baserat på en viss procentsats av de anställdas sammanlagda löner. Potten fördelas sedan individuellt, vilket innebär att enskilda medarbetare kan få mer eller mindre än den generella procentsatsen baserat på prestation och lönekriterier.

Pamoja illustrerar: om märket ligger på 3,3 procent innebär det inte att alla får exakt 3,3 procent; en högpresterare kan landa på 4,5 procent medan en medarbetare som inte nått sina mål får 1,5 procent. Det är alltså inte en generell procentsats som ska delas ut lika. Utan kollektivavtal finns ingen lagstadgad rätt till årlig löneökning, men Pamoja rekommenderar ändå en fastställd process för att kunna förklara och budgetera löneutvecklingen. Oavsett avtal bör ni räkna fram potten, sätta av utrymme för prioriterade grupper och dokumentera hur fördelningen följer kriterierna.

Nyckelinformation om löneutrymme och avtal i statlig sektor

Fördela ansvar mellan chef, HR och lokal facklig part

Lönesättande chef ansvarar för att bedöma prestation utifrån kriterierna, föra lönesättande samtal och motivera den nya lönen. HR kan stötta med underlag, mallar, lönekartläggning, dokumentation och kvalitetssäkring så att cheferna tillämpar samma process. Medarbetaren har ansvar att känna till målen och delta i dialogen om sin prestation och löneutveckling.

Enligt ST har det lokala facket ansvar för lönerevisionen på arbetsplatsen enligt löneavtalet RALS, och förtroendevalda har rätt till stöd. RALS är ett generellt hållet ramavtal som beskriver hur de lokala parternas löneprocess ska gå till, och avtalet ger de lokala facken stora möjligheter att förhandla och anpassa utifrån medlemmarnas behov. Det lokala facket behöver därför vara med tidigt i planering, kriterier och uppföljning, inte bara vid slutlig oenighet.

Stödet från central nivå ska inte ersätta den lokala partens arbete. ST framhåller att ombudsmannen kan hjälpa till men aldrig tar över de förtroendevaldas arbetsuppgifter. Kontakta förbundskansliet hellre för tidigt än för sent, och använd stödet för arbetssätt, tolkningar av löneavtalet och frågor om processen. I statlig sektor är det Saco-S, OFR/S,P,O och Seko som har rätt att sluta lokala kollektivavtal, medan myndighetschefen eller den som fått delegation företräder arbetsgivaren.

Förbered lönesättande samtal med fakta och dialog

Saco-S slår fast att en förutsättning för en väl genomförd lönerevision är att de lönesättande samtalen håller kvalitet, är transparenta och trovärdiga. Chefen bör därför förbereda underlag om mål, resultat och exempel på hur medarbetaren bidragit under året, och kunna knyta argumenten till de fastställda kriterierna.

Medarbetaren ska informeras om på vilka grunder den nya lönen sätts. I samband med samtalet ska det enligt Saco-S föras en dialog mellan lönesättande chef och medarbetare om hur den framtida lönesättningen kan utvecklas i förhållande till prestation. Samtalet behöver också ge utrymme för att båda parter ska förstå varandras bilder av prestationerna under det gångna året. Förbered därför både fakta och frågor: vilka mål nåddes, vad ligger bakom bedömningen, och vad kan medarbetaren göra för att påverka sin löneutveckling framåt.

Ha en tydlig väg vid oenighet – innan revisionen låser sig

I RALS gäller att om lokala parter inte kommer överens i lönerevisionen ska de gemensamt begära stöd från de centrala parterna i syfte att nå en överenskommelse. Om ingen överenskommelse nås trots stöd från centrala parter ska en lokal lönenämnd utses, enligt 7 § RALS-avtalen. Det är alltså inte meningen att den lokala oenigheten ska lösas genom att en part ensam driver igenom sin linje.

ST beskriver stödet i steg: förbundskansliet kan först ge konkreta tips i samtal, och om det inte hjälper kan det ta kontakt med Arbetsgivarverket och boka ett möte med central ombudsman, den förtroendevalda och motparten. Om ni ändå inte lyckas enas om lönerna kan en central ombudsman och Arbetsgivarverket kalla till en obligatorisk konsultation, vanligen med samma deltagare men i fysisk form och betydligt längre. Det är ytterst ovanligt att detta inte räcker, men om så ändå sker kan de centrala parterna utse en opartisk ordförande för en lönenämnd med uppdrag att skapa enighet.

ST har också rätt till stöd om parterna är oeniga om användandet av lönesättande samtal eller vid överläggningar om särskilda åtgärder när en anställds löneutveckling står still. Kontakta därför den lokala fackliga parten och centralt stöd i tid om ni märker att förhandlingar går orimligt långsamt eller att arbetsgivaren inte tar hänsyn till RALS. Tidig kontakt ger fler lösningar än en låst situation nära revisionens slut.

Checklista inför årets lönerevision

Efter lönerevisionen: följ upp och ta med erfarenheterna till nästa år

Saco-S beskriver lönerevisionen som en naturlig fortsättning på årets förberedelsearbete och efterarbetet från föregående lönerevision. Följ därför upp hur processen fungerade: höll tidplanen, höll de lönesättande samtalen kvalitet, och kunde både chef och medarbetare argumentera utifrån prestation och lönekriterier? Samla in synpunkter från chefer, HR och lokal facklig part medan underlaget är färskt.

Gör en gemensam avstämning mellan arbetsgivaren och den lokala fackliga parten om vad som ska förbättras till nästa revision. Ta med slutsatserna till nästa års uppstartssamtal, exempelvis ändrade kriterier, förbättrade mallar, tidigare start eller tydligare roller. På så sätt blir årets erfarenheter en del av nästa års förberedelse i stället för att processen börjar om från noll.