Kompetensförsörjning: från bristanalys till lärande och omställning

Kompetensförsörjning är ett ekosystem – inte bara rekrytering

Kompetensförsörjning är en avgörande strategisk fråga för svensk industri. Det visar erfarenheterna från forskningsprojektet KOMPET, där forskare från Tekniska Högskolan i Jönköping (JTH), Jönköping International Business School (JIBS) vid Jönköping University och Uppsala universitet under tre år samarbetade med näringsliv och branschorganisationer. Målet var att identifiera och utveckla konkreta aktiviteter och åtgärder för säkrad kompetensförsörjning i metallindustrin. Vinnova finansierade projektet, som genomfördes tillsammans med Gjuteriföreningen, Svenskt Aluminium och Jernkontoret samt fyra företag inom metallindustrin.

Den viktigaste insikten var att det behövs mer kompetens om kompetensförsörjning. Anette Johansson, universitetslektor i arbetsorganisation vid JTH och projektledare för KOMPET, säger: "Kompetensförsörjning är ett komplext område. Det är som ett ekosystem där många olika aktörer och aktiviteter behöver samverka."

Många företag upplever att rekryteringen har blivit svårare de senaste tio åren. Samtidigt riktas ljuset ofta främst mot rekrytering och utbildning. Enligt Anette Johansson är det lätt för en företagare att tänka att man bara köper in tjänster från ett rekryteringsföretag eller förlitar sig på att utbildningsväsendet ska göra sitt – men det finns mycket mer att göra i frågan.

Börja i nuläget: gör en bristanalys som håller

SKR:s modell för utveckling börjar med steget Förstå nuläge. Där handlar det om att klargöra vilket problem som ska lösas och varför det ska lösas. Många utvecklingsarbeten startar utan att varför är känt i organisationen. SKR rekommenderar därför att stanna i varför-frågan ett tag och ha dialog med många, eftersom energin i utvecklingsarbetet till stor del kommer från ett angeläget varför.

I en bristanalys för kompetensförsörjning kan ni besvara frågor som: Hur stort är problemet? Hur stort är gapet mellan nuläget och det önskade läget? Finns det data som stödjer argument och upplevelser av att utveckling behöver ske? I SKR:s modell nämns patient- och brukarberättelser som ett sätt att få ökad insikt om att något behöver förbättras; samma logik kan användas med berättelser från verksamheten.

Analysera hur data ser ut över tid. Vid negativa resultat: vad är orsaken? Vid positiva resultat: vad är orsaken, och hur kan vi upprätthålla det goda resultatet? Fundera också över om organisationen är redo för förändring. Ibland är förändringsbehovet så stort att man måste börja även om läget inte är optimalt. SKR hänvisar till en GAP-analys för att strukturera arbetet.

Statistik och fakta om kompetensförsörjning i svensk industri

Hitta orsakerna och prioritera rätt insatser

Nästa steg i SKR:s modell är prioritering och fokusering. Där handlar det om att hitta orsakerna till nuläget och förstå varför det ser ut som det gör. Orsakerna är ofta flera, och en prioriteringsordning kan behöva göras: Vad behöver först förbättras och få ordning på, och vad kan ge fler positiva effekter?

SKR nämner enkla verktyg för orsaksanalys, till exempel fiskbensdiagram (Ischikawadiagram) och fem varför. Det finns också en mall för orsaksanalys med fiskbensdiagram. Innan åtgärder väljs kan det vara klokt att stämma av det man kommit fram till med en "critical friend" – någon som hjälper till att se sådant som annars hade missats.

Prioriterade insatser för kompetensförsörjning (enligt SKR)

Förstå systemet och bygg samverkan kring kompetens

SKR:s tredje steg handlar om att förstå system och behov. En utblick över systemet som ska påverkas visar vilka behov som finns. Systemkunskapen hjälper till att förstå hur olika aktiviteter tillsammans skapar en helhet för den målgrupp som utvecklingsarbetet riktar sig till. Om vi vill ha andra resultat behöver sannolikt andra delar av systemet samverka. Det kan handla om aktiviteter som sker – eller inte sker – hos verksamheter steget innan eller efter, och som också behöver förbättras för att nå bättre resultat.

Kompetensförsörjning passar väl in i detta synsätt. Enligt Anette Johansson vid JTH präglas området av att många olika aktörer och aktiviteter behöver samverka. Det innebär att kommun, föreningar, företag, utbildningsaktörer och andra delar kan behöva agera tillsammans, inte minst eftersom företagens möjligheter att rekrytera påverkas av platsens attraktivitet och av aktiviteter i omgivningen.

Från påverkanscirkel till konkret handling

I KOMPET-projektet arbetade man utifrån modellen "Circle of influence". Enligt Anette Johansson säger den att om man vill få till förändring bör man fokusera på det man kan påverka själv. Det är ett motmedel mot att vänta på att någon annan – till exempel utbildningsväsendet eller ett rekryteringsföretag – ska lösa kompetensfrågan.

Ett exempel är maskinformsgjuteriet Bruzaholms som, inför och efter en av projektets workshops, tog initiativ till ett platsnätverk i Eksjö. Företaget bjöd in representanter från kommun, hembygdsförening och andra företag. Tillsammans reflekterade de över vad som kan göras för att själva orten ska bli en lite härligare plats att vara på. I materialet beskrivs tanken med nätverket som att komma med idéer för att göra Eksjöbygden mer attraktiv.

Bygg systematisk kompetensutveckling och lärande

Enligt Vinnova har industrins partsorganisationer, med företagens nuvarande kvalitetsledningssystem som utgångspunkt, utvecklat former för ett systematiskt arbete med kontinuerlig kompetensutveckling under yrkeslivet. Det innebär att kompetensutveckling inte behöver starta från noll, utan kan kopplas till redan etablerade kvalitets- och ledningssystem och till parternas gemensamma arbetssätt.

Tillväxtverket beskriver ett projekt som syftar till att utveckla metoder för strategisk kompetensförsörjning som kan appliceras på andra företag i andra branscher. Det pekar mot att arbetet behöver vara strategiskt och överförbart: metoder och arbetssätt ska kunna användas över tid och i olika verksamheter, inte bara i ett enskilt rekryteringsläge.

Praktiskt kan det innebära att ni integrerar kompetensfrågorna i befintliga ledningssystem: följ upp kompetensbehov, planera lärande, dokumentera och justera.

Omställning som lärande och ständig förbättring

Bristanalys, systemförståelse och lärande blir tillsammans en omställningsprocess. SKR:s modell ger en struktur: förstå nuläge, prioritera och fokusera, förstå system och behov. Därefter behöver arbetet följas upp och justeras. SKR betonar att data ska analyseras över tid, att både negativa och positiva resultat behöver förklaras, och att goda resultat behöver upprätthållas.

För svensk industri finns också en bredare kontext: Regeringens nyindustrialiseringsstrategi "Smart industri" ska enligt Tillväxtverket bidra till att göra Sverige världsledande inom modern och hållbar industriell produktion. Kompetensförsörjning blir då inte en isolerad HR-fråga, utan en del av omställningen till hållbar produktion och långsiktig konkurrenskraft.

Avgörande är att stanna kvar i lärandet: återkommande behovsanalys, samverkan i ekosystemet och systematisk kompetensutveckling. Det är så kompetensförsörjning kan bli hållbar över tid, även när förutsättningarna ändras.