Bristanalys på arbetsmarknaden och i organisationen: så identifierar ni gapen

Vad en bristanalys svarar på – och var den börjar

En bristanalys börjar i ett bestämt behov: de uppdrag som ska lösas och den bemanning de kräver. Behovet jämförs sedan med den kompetens som faktiskt står till förfogande. Gapet – skillnaden mellan behovet och det som finns – är analysens resultat. En kompetensinventering besvarar en annan fråga: vad medarbetarna kan och har gjort. Den kan ingå som underlag i en bristanalys, men säger ingenting om huruvida kompetensen räcker för nästa periods uppdrag.

Bristen syns på två nivåer. Den externa nivån gäller rekryteringssituationen i ett yrke, oavsett arbetsgivare: Arbetsförmedlingen gör nulägesbedömningar av möjligheterna till arbete och av rekryteringssituationen inom olika yrken, och lämnar en prognos över hur efterfrågan på arbetskraft i respektive yrke väntas utvecklas på fem års sikt. Den interna nivån gäller era egna uppdrag, roller och den personal ni redan har. Bilderna kan gå isär: ett yrke kan vara svårrekryterat i allmänhet medan ni har personalen – och tvärtom.

Välj verktyg efter frågan. Ska ni avgöra om en roll ska rekryteras, utvecklas internt eller omfördelas behöver ni båda nivåerna, och då är bristanalysen rätt ramverk. Ska ni enbart kartlägga vad personalen kan i dag räcker en inventering. Bristanalysen visar dessutom om bristen gäller antal personer, en specifik kompetens eller båda – en åtskillnad som avgör vilken åtgärd som är möjlig.

Arbetsgång: kartlägg nuläget, stäm av och prioritera

Göteborgs stad beskriver i Prioriterade åtgärder 2026–2028 en arbetsgång i fyra steg: gör en bristanalys – vad saknas i dokumentet i dag; stäm av mot nationella arbeten som SIS-standarder; arbeta fram ändringsförslag; genomför dem. Samma ordning håller när objektet inte är ett dokument utan en avdelning eller ett verksamhetsområde: beskriv nuläget, stäm av mot nationella arbeten och etablerade standarder, ta fram förslag, genomför dem.

Nuläget: lista de uppdrag som ska lösas under perioden och vilka roller de kräver. För varje roll, notera vilken kompetens som krävs, vem som har den i dag och i vilken omfattning. Skilj på tre fall: kompetensen saknas helt; den finns men i för liten omfattning, till exempel en person där det behövs två; den finns men används inte i den rollen. De tre fallen leder till olika åtgärder.

Avstämningen: jämför den interna bilden mot nationella underlag inom era yrken och mot de standarder som styr arbetet, till exempel SIS-standarder där sådana finns. Avstämningen fyller två funktioner – den visar om er brist är en del av en bredare arbetsmarknadsbild eller specifik för er, och om rollbeskrivningarna behöver ändras för att motsvara de krav som ställs.

Förslag och genomförande: för varje gap, skriv vad som ska ändras, varför och vem som ansvarar. Prioritera efter konsekvensen av att gapet kvarstår under perioden och efter hur svårt det är att åtgärda. Behandla förslagen som beslut med vad, vem och när – annars upprepas analysen nästa år med samma gap.

Den externa bristbilden: nuläge och femårsprognos per yrke

Arbetsförmedlingens yrkesbarometer ger nulägesbedömningar av möjligheterna till arbete och av rekryteringssituationen inom olika yrken. Utöver nuläget finns en prognos över hur efterfrågan på arbetskraft i respektive yrke väntas utvecklas på fem års sikt. Yrkesbarometern uppdateras två gånger per år, i juni och december. Underlaget kan laddas ned från Arbetsförmedlingens sida eller hämtas som öppna data via myndighetens datakatalog, där aktuella och historiska data finns.

Praktiskt: matcha era egna yrkesbenämningar mot barometerns yrken innan ni drar slutsatser, eftersom en intern roll kan behöva mappas mot ett eller flera yrken. Markera i listan vilka yrken som är kritiska för verksamheten och vilken bedömning de har fått för nuläge respektive fem år. Det ger en första rangordning av var den externa osäkerheten är störst.

Bedömningarna finns även som kartbilder, och de visar hur bedömningarna för olika yrken skiljer sig mellan län. Därmed kan ni ställa er egen region mot riket: ett yrke kan vara svårrekryterat nationellt men fungera i ert län, eller tvärtom. Nulägesbedömningarna och prognoserna finns dessutom samlade på Arbetsförmedlingens sida Hitta yrken.

Historiska data gör att ni kan följa riktningen över tid i stället för att läsa en enskild uppdatering som ett fast tillstånd. Jämför åtminstone de senaste upplagorna för era kritiska yrken och notera om bedömningen har förändrats mellan dem.

Så tolkar ni underlaget rätt

Nulägesbedömningarna i yrkesbarometern baseras i huvudsak på information från en enkätundersökning från Arbetsförmedlingen, SCB:s registerstatistik samt Arbetsförmedlingens verksamhetsstatistik. Bilden vilar alltså på vad arbetsgivare och andra rapporterar i enkäter samt på register över anställningar och inskrivna – inte på en direkt mätning av hur lätt en enskild arbetsgivare har att rekrytera. Den skillnaden spelar roll när bedömningen används som beslutsunderlag för en enskild verksamhet.

Prognoserna baseras i huvudsak på branschprognoser som görs i det regionala analys- och prognossystemet Raps samt på befolkningsframskrivningar från SCB. Prognosen är därmed en framskrivning av branschers och befolkningens utveckling, inte en observation av framtiden. Enskilda år kan avvika, och bedömningen för ett visst yrke påverkas av hur branscherna i just det länet utvecklas.

Skillnaderna mellan län är stora nog att redovisas separat i kartbilderna. Ett nationellt genomsnitt bör därför inte användas som planeringsförutsättning för en verksamhet som rekryterar i bara ett eller två län. Kontrollera hur er region avviker innan siffran förs in i kompetensförsörjningsplanen.

Arbetsförmedlingen publicerar en metodbeskrivning till yrkesbarometern. Läs den innan underlaget används i beslut: den anger vad bedömningarna bygger på, vilket är vad ni behöver för att avgöra hur mycket vikt som kan läggas vid enskilda yrkesbedömningar och vid skillnader mellan regioner.

Statistiska underlag för bristanalys

Bortom femårsfönstret: långsiktiga yrkesområdesanalyser

Yrkesbarometerns horisont är fem år. Som komplement arbetar Arbetsförmedlingen med långsiktiga yrkesområdesanalyser, ett nyligen påbörjat utvecklingsarbete. De ger en samlad bild av det nationella kompetensbehovet på lång sikt inom respektive yrkesområde och syftar till att lyfta fram förutsättningar för att säkra en god kompetensförsörjning. Innehållet ska ses som ett komplement till yrkesbarometern.

Publicerade analyser finns inom kultur, media och design, inom data och it samt inom administration, ekonomi och juridik. Att arbetet är nytt innebär att täckningen varierar mellan yrkesområden – kontrollera vilka områden som finns innan ni planerar utifrån dem, och kombinera dem med yrkesbarometern för de yrken som ännu inte omfattas.

Inom samma område finns rapporten Arbetskraftsunderskott och arbetskraft från utlandet, med modellbaserade scenarier för arbetskraftsunderskott år 2035 per yrkesgrupp. Rapporten är en del av Arbetsförmedlingens arbete i regeringsuppdraget Work in Sweden. Den är användbar när ni behöver ett längre perspektiv än fem år, till exempel vid beslut om utbildningssatsningar eller om bemanning som sträcker sig över flera år.

Från nationell bristbild till er egen organisation

Börja med kritikaliteten i era egna uppdrag: vilka roller måste vara bemannade för att verksamheten ska fungera under perioden, vad händer om de inte är det, och finns det någon intern eller extern ersättare. En roll med få möjliga ersättare är kritisk även om yrket just nu är lätt att rekrytera till.

Lägg sedan den externa bilden över er kritiska lista: markera de roller där yrket har en ansträngd rekryteringssituation i yrkesbarometern och där prognosen pekar i samma riktning. Där behöver rekryteringen startas i god tid, och där bör ni planera succession och mottagande av nya medarbetare. Omvänt: roller där yrket bedöms ha goda möjligheter till arbete och där kompetensen dessutom kan byggas internt behöver inte lösas med extern rekrytering.

En del gap är inte rekryteringsgap. Finns kompetensen i organisationen men används i en annan roll, på deltid eller bara av en person, blir åtgärden omfördelning, utveckling eller minskat personberoende – till exempel genom att fler får samma kompetens. Det framgår bara av den interna kartläggningen, inte av arbetsmarknadsstatistiken.

Sammanställ prioriteringen i en tabell: roll, kritikalitet, extern bedömning för yrket, tillgång internt, vald åtgärd och ansvarig. Då framgår vilka gap som kräver rekrytering, vilka som kräver utbildning och vilka som kan lösas genom omfördelning, samt i vilken ordning de ska hanteras.

Håll analysen levande

Lägg uppföljningen efter den takt underlaget faktiskt uppdateras: yrkesbarometern uppdateras två gånger per år, i juni och december. Två fasta avstämningar per år räcker för att hålla bilden aktuell, och de historiska data som publiceras gör att ni kan se om en bedömning rör sig mellan upplagorna.

Vid varje avstämning: gå igenom era kritiska yrken i den nya upplagan, jämför kartbilden för de län ni rekryterar i mot riket, och kontrollera om nya eller reviderade yrkesområdesanalyser har publicerats inom era områden. Notera vad som har förändrats sedan förra uppdateringen – det är förändringen, inte nivån, som bör utlösa en åtgärd.

Skriv in rutinen i verksamhetens kompetensförsörjningsplan: vem som hämtar underlaget och varifrån, vilka yrken som bevakas, vilka åtgärder som redan beslutats och hur de följs upp. Knyt varje åtgärd till ansvarig person och tidpunkt, och stäm av utfallet mot nästa uppdatering – då uppdateras bristanalysen i stället för att göras om från början.

Uppdateringstakt för yrkesbarometern och relevanta analyser