Referenstagning i rekrytering: rättsliga krav och praktiska rutiner

Vad referenstagning är – och vad den inte är

Referenstagning betyder att arbetsgivaren kontaktar kandidatens tidigare kollegor eller chefer för att få veta mer om den potentiella medarbetaren och verifiera att hen har de färdigheter och egenskaper jobbet kräver. I grunden handlar det om att kontrollera anställningsuppgifter: vilken roll kandidaten hade och hur länge hen arbetade på sitt tidigare företag. Samtidigt ger referenstagningen en mer fullständig bild av kandidaten, bekräftar positiva intryck från ansökan och intervjuer och ger arbetsgivaren en i teorin opartisk tredjepartsbild av kandidaten som anställd. Rekryteringsföretaget TRS beskriver referenstagningen som ofta det allra sista steget i en rekryteringsprocess och det sista rekryteraren gör innan anställningsavtalet skrivs.

Skillnaden mot en bakgrundskontroll är att referenstagningen helt bygger på information från tidigare kollegor eller chefer som kandidaten valt ut. En bakgrundskontroll är mer detaljerad och görs till stor del av arbetsgivaren själv, utan att förlita sig lika mycket på kandidatens utvalda källor. Den kan till exempel omfatta kontakt med tidigare skolor eller universitet för utbildningsverifiering, validering av anställningshistorik hos alla tidigare arbetsgivare, utredning av luckor i anställningshistoriken samt brottsregister- eller kreditkontroller.

Rättslig ram: vem får kontaktas och vad får lämnas?

En arbetsgivare får ta reda på all information om en kandidats historik, personlighet och jobbduglighet som kan anskaffas på lagligt sätt. Enligt Lawline innebär det att arbetsgivaren får fråga personer i kandidatens tidigare närhet även om kandidaten inte angett dem som referenser – det är tillåtet enligt svensk rätt. Ett undantag är diskrimineringslagen, som bara gäller diskriminering på vissa specifika grunder, till exempel kön, religion och nationalitet.

Den som lämnar uppgifterna skyddas av yttrandefriheten om uttalandena om kandidaten är sanningsenliga. Är de i stället felaktiga kan det bli fråga om förtal enligt 5 kap. 1 § brottsbalken. För arbetsgivaren följer att frågorna bör hållas till det som är relevant för tjänsten – roll, period, arbetsuppgifter, prestation och samarbete – eftersom andrahandsuppgifter som visar sig felaktiga både är osäkra som underlag och kan vara rättsligt problematiska för den som uttalat dem.

Enligt integritetsregler som GDPR anses det oftast vara legitimt att samla in uppgifter om en kandidat inom ramen för en referenstagning. Bakgrundskontroller och liknande processer, till exempel screening av sociala medier, innebär däremot högre risk att känsliga uppgifter om kandidatens hälsa eller personliga relationer avslöjas. Sådana uppgifter får inte lagras annat än i särskilda situationer. Eftersom risknivån skiljer sig bör referenstagningen hållas till anställningsrelaterad information och känsliga uppgifter lämnas utanför både frågor och dokumentation.

Referenstagning vs. bakgrundskontroll – viktiga skillnader

Förberedelse inför referenstagning

Be kandidaten lämna referenser och informera dem i förväg. TRS rådgivare Britt Marie LaBrosse säger att den som ska vara referens bör veta vilken typ av arbete kandidaten söker, så att personen kan tala till kandidatens fördel och marknadsföra hen för just den typen av tjänst. Referenserna ska vara kontaktade och förberedda innan rekryteraren hör av sig.

Kandidaten bör inte lämna ut referensernas kontaktuppgifter förrän det är dags för referenstagning. Eftersom referenstagningen ofta är det sista steget före anställningsavtalet hanteras referensuppgifterna sent i processen och sprids inte i organisationen i förväg. Det skyddar kandidaten och minskar risken att ofullständiga uppgifter cirkulerar internt.

Nöj dig inte med att en referensperson säger ja till att ställa upp. Enligt TRS har arbetssökande förlorat ett jobb i slutskedet därför att en referens uttryckt sig så att anställning inte längre var aktuell – och kandidaten fick veta det först efteråt. Kandidaten bör därför inför samtalet stämma av tjänst, förväntningar och vad referensen är beredd att uttala sig om.

Praktiska steg i referenstagningen

Val av referenser och frågor som ger underlag

De flesta arbetsgivare vill kontakta minst två referenser, ofta tre, innan de anställer. Har kandidaten fler än tre får hen välja ut vem som är mest lämplig för tjänsten.

Vanligast och mest efterfrågat är en tidigare chef, men referensen kan också vara en kollega, uppdragsgivare eller samarbetspartner. Är kandidaten chef kan referensen vara någon hen har arbetslett, alltså en person som kan berätta hur det är att ha kandidaten som chef. Har kandidaten förtroende- eller styrelseuppdrag vid sidan av arbetet kan någon från den organisationen användas, och referenser från ideella uppdrag kan också vara relevanta.

Referenspersonen ska kunna beskriva kandidaten som person på ett informativt sätt, framför allt i professionella och arbetsrelaterade situationer. Det handlar om frågor om arbetsuppgifter och prestationer, hur kandidaten kan förväntas agera i vissa situationer på arbetsplatsen, vilken roll hen tagit i en grupp, hur hen hanterat utmaningar samt styrkor och utvecklingsbara sidor. Rekryterare frågar inte sällan om kandidaten är någon som referenspersonen skulle kunna tänka sig att arbeta med igen.

Vanliga typer av referenser i svensk rekrytering

Strukturerad referenstagning minskar bias

Forskningen om referenstagning och rekommendationsbrev är begränsad, och metoden har dokumenterade tillförlitlighetsproblem: referenserna är subjektiva precis som andra människor och dessutom utvalda för att tala positivt om kandidaten. Studier visar att referenser är mer benägna att ställa upp för personer de anser har presterat bra, och att de säger övervägande positiva saker i ett referenssamtal. Överensstämmelsen mellan olika referenser är låg jämfört med många andra urvalsmetoder – olika referenser gör i stor utsträckning olika bedömning av samma kandidat. En enstaka referens kan därför inte behandlas som ett objektivt mått, utan som en av flera informationskällor i beslutsunderlaget.

Rekommendationsbrev visar skevhet, bland annat till nackdel för kvinnor. Madera, Hebl, Dial, Martin och Valian (2019) visar att kvinnliga kandidaters rekommendationsbrev innehåller fler uttalanden som skapar tvivel, som "Hon är inte den starkaste studenten vi har haft, men hon har unik talang", och att sådana uttryck av tvivel hänger samman med sämre bedömning av kandidaten hos läsaren. I en jämförelse av rekommendationsbrev (Schmader, Whitehead & Wysocki, 2007) innehöll manliga kandidaters brev fler framträdande adjektiv som enastående, anmärkningsvärd och exceptionell än deras kvinnliga konkurrenters.

Ny forskning pekar mot att kvantitativ strukturerad referenstagning kan vara bättre än mer kvalitativa, ostrukturerade alternativ. I praktiken innebär det att samma frågeområden och bedömningsskala används för varje kandidat och referens, att svaren betygsätts i stället för att berättas fritt, att flera referenser kontaktas eftersom samstämmigheten dem emellan är låg, och att referenstagningen viktas som en av flera urvalsmetoder i stället för att avgöra ensam.

Fördelar och nackdelar med traditionell referenstagning

Statistik om referenstagning – viktiga fakta